OPD último mail

Esta fue el último mail que ha sido enviado a los encargados respectivos de la OPD (oficina de publicaciones para la Docencia). Esperamos sus respuestas y una futura reunión para la modificación del servicio el 2010-2. La información adicional, se las comunicaremos pronto. Por ahora, cumplo con comunicarles uno de los proyectos que hemos sostenido durante nuestra gestión que termina la semana entrante.

Domingo 23 de Mayo del 2010

"Buenas noches Estimados Fernando Roca y Carlos Fosca,

(...)

Les escribo a ambos porque el Sr.Roca es actualmente encargado de la OPD, y al vicerrector administrativo, porque hemos dialogado este problema a los largo del año pasado, y del presente también, en múltiples encuentros. Les adjunto a este mail los resultados de la encuesta que apliqué, con apoyo de la DAES, a inicios de este semestre, y que debí prolongar debido a la amplia muestra que se requirió (377). No obstante, quien les escribe y Karen Bertola Valdivia (REA actual también), logramos terminarlas antes de que concluya nuestro periodo.

Es realmente preocupante los resultados que arrojan las encuestas. La mayoría de estudiantes se muestra inconforme con el servicio, demoran más de 1 hora en completar la transacción, además de sentir que la atención por parte del personal no es buena. Ahora que ya tenemos información empírica sobre el tema (además que la DAES posee mediciones de tiempos que también se tomaron la segunda y tercera semana de clases del 2010-1) creo que podemos tomar cartas en el asunto para el semestre 2010-2.

Sostengo las propuestas que la REA tenía antes de hacer las encuestas y las mediciones de tiempos respectivas:

1. DESCENTRALIZAR LA VENTA DE PUBLICACIONES PARA LA DOCENCIA: cada facultad, o grupo de facultades, debería ofrecer las publicaciones que sus alumnos necesiten dentro de su unidad. De esta forma no tendríamos largas colas en un sólo lugar de la universidad. Además, la actual ubicación de la OPD no es céntrica, los precios y códigos de los libros no son mandados a los estudiantes vía mail (salvo que la REA o FEPUC se de el trabajo de mandarlos, cuestión que este semestre asumí yo y que debería hacerla la propia oficina, facultad o DIRINFO, en todo caso) lo que genera que muchos estudiantes hagan un doble trajín hacia la OPD. La descentralización acrecentaría la comodidad del estudiante y reduciría el tiempo que este demora en adquirir la publicación.

2. CARGAR EL COSTO DEL LIBRO A LA BOLETA: como se hace en la FERIA DEL FONDO en la universidad o la LIBRERÍA PUCP. Los resultados de las encuestas arrojan que la mayoría de estudiantes preferiría cargar el costo a su boleta mensual de la pucp. Esto evitaría el manejo de efectivo, especialmente para aquellas personas que deben adquirir varias publicaciones a costes no tan bajos (como estudiantes de derecho que a veces deben comprar 5 libros a 20 soles, lo que implica cargar con 100 soles en el día, dinero que a no todos les es posible tener). Además, evitaría las demoras en área de RUC y la atención sería más rápida ya que no habría que dar vuelto o pedir a los estudiantes que lleven el dinero exacto lo que causa molestia en el consumidor. Se podría contratar al mismo personal que atiende en la FERIA DEL FONDO y que tiene experiencia para realizar este trámite (por unidad académica).

3. TENER LOS COMPENDIOS COLGADOS EN LA WEB: retomando una conversación que tuvecon el Vicerrector Fosca, la digitalización de las publicaciones haría que los alumnos, TODOS LOS ALUMNOS de un curso, tengan a su disposición el material necesario sin tener que pagar por él. Cada alumno podría decidir qué parte del material quiere imprimir y dónde desea hacerlo. Además, en esta nueva era de la información, muchos estudiantes están acostumbrados a leer desde sus LapTops, lo cual reduciría las ventas en físico, las colas, y la producción del material (política medio ambiental positiva sobre el uso excesivo de papel). Finalmente, reduciría el gasto que la universidad hace al imprimir el material, ya que ésta no recibe beneficio alguno (ganancias). La transformación a versión digital no sería un inconveniente, ya que tengo entendido que para imprimir los compendios cada profesor manda su versión digital a la OPD y a STANSA, por lo que, solo se tendría que decir al profesor que, dentro de los documentos del curso, o en alguna área aparte que se quiera generar, cuelgue el material respectivo. De todas formas, esto no reemplaza (por ahora) la venta física del compendio, pero será una iniciativa que con el tiempo pueda cambiar la política de ventas de los materiales, el consumidor debe decidir la preferencia y no se le debe obligar a optar por una sola de las opciones.

4. QUE TODOS LOS REGISTROS DE LOS LIBROS QUE SE POSEEN, NUEVOS, EN ESPERA, POR IMPRIMIR, ETC. ESTÉN SISTEMATIZADOS: Esta sugerencia la doy debido a que, cuando fui a la OPD a averiguar cómo trabajaban, me di con la sorpresa que aún llevaban sus registros a mano, cuando este ya es un sistema obsoleto para la cantidad de publicaciones que reciben en un semestre. Al sistematizar esta información se podrían añadir cambios interesantes en la adquisición de los libros, como la reserva de estos vía Internet (daría una visión aproximada de cuantos libros hay que mandar a imprimir), la visión directa de cuantos libros quedan en stok (de la misma forma que se muestran la cantidad de básicos que han sido vendidos en un día), etc.

5. COLGAR EN LA WEB LA LISTA DE LIBROS A DISPOSICIÓN CON SUS PRECIOS Y CÓDIGOS RESPECTIVOS: Este semestre 2010-1, me di el trabajo de depurar la lista de estudiantes de toda la universidad que iban a necesitar adquirir una publicación. A estos estudiantes les envié la lista de los libros de su facultad vía correo PUCP (incluido los cachimbos). Adicionalmente, hice que en la Web del .EDU se colgara la lista de los libros con códigos y precios en versión PDF. Se hizo publicidad vía el blog de la REA, y en la cuenta que poseemos en SCRIB colgué la información de todas las facultades para que cualquier alumno pueda acceder. LA FEPUC y los CFs también me ayudaron con la difusión vía REDES SOCIALES. Todo esto se hizo con la finalidad de que los alumnos sepan de antemano el código y el precio de sus materiales y puedan ir con ambos datos a adquirir su publicación desde el primer día de clases, sin tener que perder tiempo buscando los datos en los paneles colocados al exterior de la OPD. SIN EMBARGO, considero que este es un arduo trabajo para que lo haga un alumno o una entidad como la REA o la FEPUC, ya que, si bien es cierto, nos encargamos de difundir varias cosas, la depuración de listas y envío de correos debería ser automático y enviado desde la propia OPD en coordinación con DIRINFO. Considero que es una obligación de la universidad el mandar estos correos, y si es posible, abrir un espacio en intranet donde se tengan colgados estas listas (este espacio podría ser usado posteriormente para reservar el material).

Creo que estos 5 ejes son de vital importancia para el mejor desenvolvimiento de la venta de las publicaciones. Se que hay un inconveniente con la producción del material y los \'derechos de autor\', empero, creo que cuando la reproducción tiene fines académicos, basta con pagar un monto de dinero que autorice la reproducción. Los compendios son muy útiles para los estudiantes en su desarrollo académico, ya que te ofrece el material adjunto, ergo la forma de adquirirlo causa malestar y este es el punto que debemos solucionar. Espero que las encuestas y las mediciones sean pruebas evidentes de la necesidad urgente de un cambio en esta área. Mi periodo como REA está por concluir estos días; no obstante, seguiré trabajando en el tema y sería de mucho agrado que podamos reunirnos una vez más para concretar estos cambios con la mayor rapidez posible.

Espero sus repuestas pronto y muchas gracias al Sr.Roca por la subvención en el análisis y al Sr.Fosca por su preocupación al respecto.

Atte.
(...)"


la REA trabajando por y para los Estudiantes.


Escrito por: Noelia Chávez Angeles